Votre guide ultime pour une gestion efficace des webinaires (2025)

Pour les entreprises qui cherchent à inclure les webinaires dans la stratégie commerciale globale, il est crucial de développer un processus de gestion des webinaires fiable pour produire un contenu de qualité.

Hébergement d'un webinaire est un moyen efficace de dynamiser le marketing d'une organisation, car il vous permet de partager votre valeur avec un public mondial et de créer davantage de liens. Les webinaires ont tendance à être plus accessibles, pratiques et rentables que les séminaires en personne, et c'est ce qui les rend si populaires aujourd'hui.

Si la gestion des webinaires est un concept nouveau pour vous, cette Findstack guide est un point de départ idéal qui vous fournira les meilleures pratiques et outils de webinaire pour que votre webinaire soit un succès. 

Prêt? Plongeons-nous!

Qu'est-ce que la gestion des webinaires ? 

La gestion des webinaires fait référence au processus d'organisation, de planification et d'exécution d'un webinaire réussi du début à la fin. Elle comporte différentes étapes telles que :

1. Planification pré-événement

Cela comprend la définition d'objectifs, le choix d'un sujet, la sélection d'une plate-forme appropriée et l'identification du public cible. Cela implique également la préparation du contenu, la création d'un ordre du jour et la coordination avec les conférenciers et les présentateurs.

2. Promotion

À cette étape, les gestionnaires de webinaires créent et exécutent des stratégies de marketing pour stimuler les inscriptions et la participation. Cela peut impliquer des campagnes par e-mail, une promotion sur les réseaux sociaux, des publicités payantes et l'exploitation de réseaux de partenaires.

3. Configuration technique

La gestion des webinaires consiste à s'assurer que tous les aspects techniques sont en place, tels que les capacités audio, vidéo et de partage d'écran. Cela implique également de configurer des fonctionnalités interactives, telles que des sondages et des questions-réponses, et de tester la plate-forme de webinaires pour éviter les problèmes techniques pendant l'événement.

4. Facilitation d'événements en direct

Le jour du webinaire, les responsables se coordonnent avec les conférenciers, gèrent l'engagement du public et résolvent les problèmes techniques qui peuvent survenir. Ils surveillent et modèrent également le chat, les questions-réponses et d'autres fonctionnalités interactives.

5. Suivi post-événement

Après le webinaire, la direction consiste à analyser les mesures de participation et d'engagement, à recueillir des commentaires et à nourrir conduit grâce à des e-mails de suivi et au partage de contenu. Cette étape comprend également la mise à disposition de l'enregistrement du webinaire pour une visualisation à la demande et la mesure du succès global de l'événement.

Pourquoi la gestion des webinaires est-elle importante ? 

Possibilité de maximiser le temps

Lorsque vous accordez la priorité à une gestion efficace des webinaires, il sera beaucoup plus facile de vous assurer que votre webinaire se déroule conformément au calendrier et dans les délais que vous avez prévus. De cette façon, vous obtiendrez une attention et un engagement optimaux de vos participants, car vous ne perdez pas leur temps avec des retards dus à une mauvaise gestion du temps. 

Aide à éviter les problèmes techniques

Assurer l'efficacité est une grande partie d'une excellente gestion des webinaires. Vous devez prendre en compte de nombreux aspects techniques lors de l'hébergement d'un webinaire, tels que l'accessibilité pour les participants, une expérience utilisateur fluide, un partage de contenu réussi, l'intégration de l'engagement des participants en ligne, et bien plus encore. Vous avez besoin d'une planification minutieuse et cohérente pour vous garantir la meilleure livraison et éviter les interruptions inutiles. 

Assure un webinaire réussi

Il faut beaucoup de travail pour planifier et préparer un webinaire réussi. Mais, en faisant l'effort et en intégrant les stratégies que nous sommes sur le point de partager avec vous, vous êtes plus susceptible d'héberger un webinaire mémorable qui vous aidera à atteindre vos objectifs commerciaux. 

Meilleures pratiques de gestion des webinaires

Ayez une liste de contrôle prête

Vous devez développer une liste de contrôle pour la gestion des webinaires en tant qu'outil organisationnel utile pour l'équipe de planification des webinaires. Cela aidera tout le monde à rester sur la même longueur d'onde et à ne jamais perdre de vue tous les aspects dont vous devez vous occuper avant, pendant et après l'événement. 

Voici un exemple de liste de contrôle pour vous donner une idée de la façon dont vous pouvez organiser votre webinaire : 

Tâches préalables au webinaire

• Définir le sujet du webinaire
• Confirmez la date et les heures appropriées (en tenant compte des fuseaux horaires les plus importants à intégrer en fonction des participants cibles)
• Créer l'ordre du jour et les supports de présentation
• Sélectionnez la plate-forme de webinaire appropriée et testez-la
• Préparer les supports marketing pour le webinaire
• Envoyez des invitations à des webinaires et configurez des intervalles de rappel pour ceux qui s'inscrivent
• Avoir un plan de secours pour se préparer aux difficultés techniques

Pendant le webinaire

• Présenter les modérateurs et les conférenciers invités
• Contrôle qualité audio et vidéo
• Surveiller l'engagement des participants (par exemple, chats en direct, sondages, questions des participants)
• Mettre l'accent sur le respect du calendrier en gardant une trace du calendrier
• Enregistrer le webinaire

Post-webinaire

• Recueillir des commentaires pour évaluer le succès du webinaire
• Suivi avec les participants par e-mail (peut inclure un lien vers l'enregistrement du webinaire)
• Partagez vos commentaires avec l'équipe
• Analyser toutes les données recueillies à partir de sondages et d'enquêtes pour aider à améliorer les futurs webinaires
• Gardez une trace des coordonnées des participants pour les futurs webinaires
• Archiver tous les contenus du webinaire 

Vous devrez également réfléchir au moyen le plus efficace de partager cette liste de contrôle avec les membres de votre équipe. Peut-être voudrez-vous faire simple en utilisant une feuille Google partagée ou opter pour l'utilisation d'un outil de gestion de projet telles que: 

• Notion 
• Wrike 
• ClickUp 
• Trello

Cette dernière option peut être meilleure car vous pouvez créer des alertes, partager facilement des matériaux et attribuer des tâches individuelles plus efficacement. 

Connaissez vos participants

Une fois que vous avez clôturé votre inscription à votre webinaire, vous aurez besoin de suffisamment de temps pour évaluer vos participants afin de pouvoir leur offrir une expérience personnalisée et précieuse. De plus, en comprenant quel type de participants seront présents, vous pouvez les segmenter dans les groupes appropriés (surtout si vous séparez les groupes en fonction des segments débutants, intermédiaires et expérimentés). Cela donnera à vos participants une excellente impression de votre organisation, car chaque groupe est reconnu et pourvu avec précision. 

Voici quelques questions clés que vous pouvez poser pour apprendre à connaître vos participants : 

• De quelles industries font-ils partie ?
• À quels problèmes actuels sont-ils confrontés ?
• Quels sont leurs objectifs en participant ? 

Il est dans votre intérêt d'utiliser un générateur de formulaires en ligne pour inclure un sondage dans votre processus d'inscription. De cette façon, les participants peuvent répondre eux-mêmes à ces questions, ce qui vous fait gagner du temps.

Spécifiez des objectifs clairs pour votre webinaire

Votre équipe doit développer des objectifs commerciaux clairs pour votre webinaire ainsi que des méthodes sur la façon dont vous pouvez mesurer votre succès. Qu'espérez-vous accomplir en organisant un webinaire ? Vos réponses à cela pourraient inclure : 

• Partagez de nouvelles informations sur l'industrie basées sur les recherches menées par votre organisation et affirmez votre organisation en tant que leader de l'industrie
• Gagner en notoriété
• Créer le buzz pour un nouveau produit
• Éduquez votre auditoire sur une cause qui passionne votre organisation
• Réseauter avec les principaux leaders de l'industrie
• Attirer une nouvelle clientèle

Convenez d'un sujet et des intervenants correspondants

Votre webinaire ne peut pas aborder trop de sujets car il devient moins mémorable et a moins de chance d'avoir un impact à long terme. Un objectif et un sujet clairs permettent aux participants de décider plus facilement si votre événement est pertinent par rapport à leurs besoins actuels, vous devez donc refléter l'objectif principal dans votre marketing. 

Par exemple, disons que votre secteur est l'éducation et que vous souhaitez organiser un webinaire pour améliorer les méthodes d'enseignement pour les étudiants. Cela peut être trop large pour attirer suffisamment de participants. Vous devez donc rechercher les besoins des personnes de votre secteur et identifier un sujet spécifique qui apportera le maximum de valeur à vos participants.  

Vous trouverez ci-dessous un excellent exemple de webinaire avec un sujet clair. Apprendre à apprendre est un webinaire idéalement basé sur le secteur de l'éducation. Plutôt que de se concentrer sur un vaste sujet, ils se concentrent sur l'enseignement aux étudiants neurodivers. C'est un excellent sujet à approfondir, car il y a eu un plus grand effort ces dernières années pour améliorer les méthodes d'enseignement concernant les étudiants neurodivergents, ce qui rendra le sujet beaucoup plus pertinent et précieux pour les participants.

La valeur potentielle qu'ils peuvent retirer de la participation au webinaire leur est clairement expliquée, car il aborde le problème et offre une solution valable pour aider à le résoudre. Une fois que vous avez votre sujet, vous pouvez maintenant commencer à rechercher les meilleurs orateurs pour vous aider à fournir les informations les plus précieuses à votre public. 

Heureusement, vous pouvez trouver des intervenants pertinents sur les plateformes suivantes si vous ne savez pas par où commencer :

• Conférencière inaugurale
• Haut-parleurHub

Rédiger un brief créatif

DrawinCréer un brief créatif pour votre webinaire aidera à structurer la production de votre webinaire et à garder toute l'équipe sur la bonne voie. Il est censé fonctionner comme un plan d'affaires, il devrait donc inclure :

• Public(s) cible(s)
• Sujet du webinaire
• Les principaux thèmes abordés
• Visuels du webinaire
• Vos objectifs commerciaux
• Conférenciers invités et leurs références
• Délais de la liste de contrôle
• Calendrier des webinaires

Dans votre brief créatif, vous pouvez également déterminer le format de votre webinaire. Voici les formats les plus populaires : 

Définir le calendrier

Il est très important de garder à l'esprit la programmation de votre événement. Cela vous aide à éviter les conflits avec d'autres événements majeurs, tels que les vacances ou les célébrations locales. 

Lors de la création de votre emploi du temps, vous devez également vous assurer que votre timing est suffisamment adapté pour éviter de vous précipiter. Vos participants ne vont pas profiter d'un webinaire qui semble précipité parce qu'ils ont l'impression d'être trompés sur la valeur pour laquelle ils se sont inscrits, et vous compromettez votre capacité à les encourager à s'engager activement dans les conversations. Planifiez judicieusement pour vous assurer d'avoir suffisamment de temps pour tout parcourir, y compris les questions-réponses et les discussions. 

Créer un plan promotionnel

Pour construire votre plan promotionnel, vous devez d'abord déterminer le nombre cible d'inscriptions que vous souhaitez atteindre, car cela vous aidera à déterminer les tactiques marketing à utiliser pour atteindre cet objectif. Il est bon de spécifier également le nombre cible d'inscriptions que vous souhaitez obtenir de chaque canal promotionnel que vous choisissez. 

Voici les différents canaux promotionnels que vous pouvez utiliser :

• Créer une page de destination de webinaire
• Faites la promotion de votre webinaire sur les canaux de médias sociaux pertinents (par exemple, LinkedIn, Facebook, Twitter)
• Envisagez d'écrire un article de blog concernant votre séminaire
• Faites la promotion de votre webinaire avec le marketing par e-mail

Le marketing par e-mail a tendance à générer un grand nombre d'inscriptions à des événements professionnels, alors assurez-vous de privilégier ce canal. Dans votre plan promotionnel, vous devrez intégrer le moment de votre promotion par e-mail afin d'utiliser des heures d'envoi optimales (ce qui se traduira par des ouvertures et des inscriptions plus élevées. Selon ON24, les meilleurs jours pour envoyer des e-mails de promotion de webinaires pour le marché des entreprises sont le mercredi et le jeudi car les gens ont une plus grande disponibilité. Vous êtes libre de le tester vous-même. 

Sélectionnez la meilleure plateforme de webinaires

S'assurer que vous effectuez les recherches appropriées pour sélectionner la plate-forme où se tiendra votre webinaire est extrêmement important pour votre expérience utilisateur. 

Voici quelques éléments à prendre en compte lors du choix d'une plateforme de webinaires : 

• Quel est ton budget?
• La plate-forme est-elle adaptée aux mobiles pour garantir que les participants se connectant sur un appareil mobile auront une expérience fluide ?
• Toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin sont-elles disponibles ? (Par exemple, enregistrement d'un webinaire)
• Combien de participants peut-il accueillir ?
• Est-ce facile à utiliser?
• Vos participants pourront-ils s'engager efficacement ?

 N'hésitez pas à profiter de Findstack pour lancer votre recherche de plateforme de webinaire. Grâce à notre plateforme, vous pouvez comparer différents logiciel de webinaire pour vous aider à trouver votre partenaire idéal. 

Effectuer un essai à blanc

Pour vous aider à déterminer si votre événement se déroulera sans heurts, vous devez effectuer un test d'essai au moins 3 à 5 jours avant la mise en ligne. Cela vous aidera à déterminer si vous devez apporter des modifications à votre programmation et résoudre les problèmes techniques avant l'événement. 

Lors de votre séance d'entraînement, assurez-vous de couvrir les points suivants :

• Informer les présentateurs et les conférenciers invités sur les fonctionnalités de la plateforme de webinaire choisie. Cela les aidera à comprendre quelles fonctionnalités ils peuvent utiliser. Assurez-vous également de leur indiquer à qui ils doivent s'adresser s'ils rencontrent des difficultés. 
• Vérifiez que tous vos présentateurs disposent de l'équipement approprié compatible avec votre plateforme de webinaires. Cela inclut les appareils, les navigateurs Internet, les casques, etc. Si vous disposez d'une bonne plateforme de webinaires, cela permettra à chacun de tester la compatibilité de son appareil avant l'événement. 
• Passez en revue les visuels et l'ordre du jour de votre webinaire pour vous assurer que tout est dans le bon ordre.

Choisissez le bon outil pour une gestion efficace des webinaires

Les webinaires deviennent clairement de plus en plus précieux pour les chefs d'entreprise à utiliser pour atteindre leurs objectifs. En utilisant les stratégies de gestion de webinaires que nous avons décrites, vous serez sûr d'offrir la meilleure valeur à votre public.

Findstack est votre meilleure ressource de départ pour découvrir le meilleur logiciel de webinaire pour vos besoins. Consultez nos comparatifs et guides d'achat pour prendre la meilleure décision !