Comment créer un contrat de coaching
Un contrat de coaching garantit des attentes claires, une protection juridique et des bases solides pour une relation coach-client. Voici ce que vous devez savoir :
- Portée du service:Définir le type, la fréquence et le mode de prestation des séances de coaching.
- Conditions de paiement::Inclure les tarifs, les échéanciers de paiement, les méthodes acceptées et les pénalités pour les paiements en retard.
- Politique d'annulation: Décrivez les délais de préavis, les règles de rééchelonnement et les conditions de remboursement.
- Confidentialité: Spécifiez comment les informations client seront protégées et les éventuelles exceptions.
- Résolution des différends: Détailler les étapes de résolution des conflits et les conditions de résiliation du contrat.
- Protections légales:Couvre les limitations de responsabilité, les droits de propriété intellectuelle et les accords de confidentialité.
Éléments obligatoires dans les contrats de coaching
Un contrat de coaching bien structuré protège les deux parties et garantit la clarté de la relation de coaching. Voici ce que vous devriez y inclure :
Description du service
Décrivez clairement les services de coaching pour gérer les attentes des clients :
- Type de coaching (par exemple, vie, affaires ou carrière)
- Durée et fréquence des séances
- Format de livraison (en personne, en ligne ou une combinaison des deux)
- Toutes les ressources supplémentaires fournies
- Limites et limites du service
« Soyez précis sur vos rôles, les services que vous fournissez et ceux que vous ne fournissez pas. » – LegalGPS
Règles de tarification et de paiement
Établissez des conditions claires de tarification et de paiement pour éviter les malentendus :
- Tarifs des séances individuelles ou des forfaits (en USD)
- Échéanciers de paiement
- Moyens de paiement acceptées
- Pénalités pour retard de paiement
- Frais pour services supplémentaires
Si vous proposez des forfaits, incluez des détails sur les coûts, les remises pour les paiements anticipés et les conditions relatives aux frais de retard.
Règles d'annulation
Définissez vos politiques d’annulation pour éviter toute confusion :
- Délai de préavis requis pour les annulations
- Comment les clients peuvent reprogrammer les séances
- Pénalités en cas de non-présentation
- Directives pour les annulations d'urgence
- Conditions de remboursement
Accord de confidentialité
Détaillez comment les informations client seront traitées et protégées :
- Portée de la confidentialité
- Méthodes de stockage des données client
- Politiques de partage d'informations
- Droits des clients en matière de confidentialité
- Exceptions à la confidentialité
Résolution de conflit
Décrivez un processus pour résoudre les conflits potentiels :
- Étapes à suivre pour exprimer des préoccupations
- Options de médiation
- Conditions de résiliation du contrat
- Délais de préavis requis
- Conditions de paiement finales en cas de résiliation
Créer votre contrat : étape par étape
Rédiger un contrat de coaching professionnel n'est pas forcément une tâche fastidieuse. Voici comment créer un accord qui vous convient, à vous et à vos clients.
Listez vos services
Décrivez clairement les services que vous proposerez. Par exemple :
- Séances hebdomadaires de coaching vidéo individuel de 60 minutes
- Bilans mensuels des progrès et ateliers de définition d'objectifs
- Accès à des supports et outils de coaching exclusifs
- Assistance par e-mail entre les sessions, avec réponses garanties dans les 24 heures
Définissez vos conditions
Définissez des conditions de paiement et de service qui protègent votre entreprise tout en étant équitables envers vos clients. Proposer des options de paiement flexibles peut rendre vos services plus accessibles :
| Structure de paiement | Description | Idéal pour |
|---|---|---|
| Acompte complet | Paiement à 100% avant le début | Programmes à court terme |
| 50/50 divisé | 50% d'acompte, 50% à mi-programme | Engagements de 3 à 6 mois |
| Versements mensuels | Paiements égaux chaque mois | Coaching à long terme |
| Paiement à la séance | Paiement dû avant chaque séance | Dispositions flexibles |
Assurez-vous d’inclure des détails essentiels tels que :
- Politiques de reprogrammation (par exemple, préavis d'au moins 24 heures)
- Délais de paiement (par exemple, avant le 1er de chaque mois)
- Frais de retard de paiement (par exemple, pénalité de 5 % après 5 jours)
- Modes de paiement acceptés (par exemple, carte de crédit, virement bancaire)
Une fois vos conditions définies, renforcez votre contrat avec des protections juridiques.
Ajouter une protection juridique
Intégrer ces éléments juridiques essentiels :
-
Accord de confidentialité
Clarifiez la manière dont vous gérerez les informations des clients tout en notant les limites légales ou éthiques en matière de confidentialité. -
Limitations de responsabilité
Indiquez clairement que les résultats du coaching dépendent de la participation du client et qu'ils ne peuvent être garantis. Cela réduit les risques juridiques potentiels tout en préservant la transparence. -
Droits de Propriété Intellectuelle
Précisez la propriété des documents partagés pendant les sessions, tels que :- Cadres de coaching
- Enregistrements et notes de session
- Contenu créé par le client
- Fiches de travail et exercices
Outils numériques pour la gestion des contrats
Une fois les détails de votre contrat définis, pensez à utiliser des outils numériques pour simplifier et organiser la gestion de vos documents. Ces outils optimisent non seulement la création et la gestion des contrats, mais contribuent également à garantir la conformité aux exigences légales.
En utilisant Crevio pour les contrats
Crevio fournit une gamme de fonctionnalités conçues pour faciliter la gestion des contrats :
- Intégration de la signature électronique:Envoyez des contrats pour signature numérique directement au sein de la plateforme.
- Suivi en temps réel :Gardez un œil sur l’état de vos documents à tout moment.
- Recherche instantanée de documents: Localisez rapidement les contrats signés en cas de besoin.
- intégration CRM:Remplissez automatiquement les modèles avec les détails du client à partir de votre système CRM.
Ces outils facilitent également la création de modèles adaptés à différents scénarios de coaching.
Travailler avec des modèles
La création de modèles peut apporter de la cohérence et faire gagner du temps dans votre processus de gestion des contrats.
1. Structure du modèle
Commencez avec un modèle de base qui couvre les sections essentielles telles que les descriptions de services, les conditions de paiement et les clauses juridiques.
| Section Modèle | Éléments clé |
|---|---|
| En-tête | Nom de l'entreprise, logo et coordonnées |
| Détails du client | Nom, coordonnées et type de programme |
| Conditions de service | Fréquence, durée et mode de prestation des séances |
| Détails du paiement | Tarifs, échéancier de paiement et méthodes acceptées |
| Clauses légales | Confidentialité, responsabilité et conditions de résiliation |
2. Options de personnalisation
Adaptez les modèles aux besoins des différentes offres de coaching tout en préservant votre image de marque et vos normes juridiques :
- Forfaits de coaching individuel
- Programmes de coaching de groupe
- Accords d'atelier
- Contrats de journée VIP
Gérer efficacement les contrats
Une communication claire et une tenue de dossiers organisée sont essentielles pour gérer les contrats avec succès.
Guide de discussion sur les contrats
Des conversations ouvertes sur les termes du contrat aident à établir la confiance et à garantir que tout le monde est sur la même longueur d’onde.
« Créer un contrat de coaching, c'est comprendre les exigences de l'interaction de coaching spécifique et parvenir à un accord avec le client potentiel et nouveau sur le processus et la relation de coaching. » – CODE DE DÉONTOLOGIE DE L'ICF
Lorsque vous discutez de contrats avec des clients, concentrez-vous sur ces domaines essentiels :
| Point de discussion | Que couvrir | Pourquoi ça compte |
|---|---|---|
| Portée du service | Fréquence des séances, durée, mode de prestation | Évite toute confusion sur ce que comprend le service |
| Conditions de paiement: | Tarifs, échéances, modes de paiement acceptés | Maintient les transactions financières fluides et prévisibles |
| Frontières | Heures de communication, délais de réponse, protocoles d'urgence | Établit des limites professionnelles claires |
| Indicateurs de réussite | Cadre de définition d'objectifs, suivi des progrès | Aide à aligner les attentes en matière de résultats |
« Ce qui est clair est bienveillant. Ce qui est flou est cruel. »
Une fois les conditions clarifiées, assurez-vous que tous les accords sont correctement documentés et stockés en toute sécurité.
Stockage de documents et signatures
Après avoir conclu un accord, il est essentiel de gérer efficacement les contrats à l’aide d’un système numérique fiable.
1. Processus de signature numérique
Utilisez CrevioIntégration de la signature électronique pour un processus de signature fluide. Stockez les accords signés dans CrevioLe centre de documents sécurisé de pour un accès rapide et facile.
2. Système d'organisation
Organiser les fichiers dans Crevio en créant une structure claire qui comprend :
- Contrats actifs triés par nom de client
- Variations de modèles pour différents packages de coaching
- Documents à l'appui
- Registres de paiement liés à des accords spécifiques
3. Contrôle d'accès
Effet de levier Crevioparamètres d'autorisation de :
- Partagez les contrats en toute sécurité avec les membres de l'équipe et les clients
- Conservez une piste d'audit pour la responsabilité
- Protégez efficacement les informations sensibles des clients
Conclusion
Un contrat de coaching professionnel est essentiel pour définir les attentes et protéger à la fois le coach et le client. Un accord clair et bien structuré garantit la cohérence des deux parties et permet d'éviter les malentendus tout au long de la relation de coaching.
Éléments clés d'un contrat de coaching
Lors de la création d'un contrat de coaching, il est important d'inclure ces éléments essentiels :
| Composant | Eléments clés | Objectif |
|---|---|---|
| Définition des services | Détails de la session, méthodes de livraison, objectifs | Définit la portée des services offerts |
| Conditions financières | Échéancier de paiement, tarifs, méthodes acceptées | Assure la clarté autour des attentes en matière de paiement |
| Protection légale | Confidentialité, limites de responsabilité, résolution des litiges | Protège les droits et les intérêts des deux parties |
| Documentation | Signatures numériques, stockage sécurisé | Conserve des dossiers professionnels et accessibles |
Des plates-formes comme Crevio simplifiez ce processus en proposant des modèles prêts à l'emploi, des options de signature numérique et un moyen sécurisé de stocker et de gérer tous vos accords de coaching.
Maintenir les contrats à jour
Une fois votre contrat en place, le maintenir à jour est tout aussi important que sa création. Voici comment rester maître de la situation :
-
Examens réguliers
Révisez vos modèles de contrat chaque trimestre pour vous assurer qu’ils reflètent vos pratiques commerciales actuelles et sont conformes à toutes les mises à jour légales. Crevio facilite le stockage et la mise à jour de ces modèles dans un emplacement central. -
Organisation numérique
Suivez les versions des contrats, surveillez les renouvellements, archivez les documents importants et conservez les enregistrements des communications avec les clients. Ce niveau d'organisation vous garantit une préparation optimale.
À mesure que votre pratique de coaching se développe, vos contrats doivent évoluer avec elle. Des outils comme Crevio vous permet de rester organisé et professionnel, vous permettant de vous concentrer sur ce que vous faites le mieux : aider vos clients à atteindre leurs objectifs.
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