Extensis Avis et détails du produit

En tant qu'utilisateur principal chargé du chargement des données dans le portefeuille Extensis de l'entreprise (principalement des photos et des fichiers multimédias), j'ai adoré pouvoir effectuer des recherches dans les métadonnées pour trouver exactement ce que je cherchais sans avoir à parcourir manuellement de nombreux niveaux de dossiers.

Lors du premier chargement, j'ai constaté qu'il me fallait beaucoup de temps pour transférer manuellement les métadonnées nécessaires. Mais je pense que c'est inévitable lors de tout chargement initial dans un nouveau système.

Il n'existait pas de bibliothèque multimédia numérique centralisée. Le fait de pouvoir rechercher les fichiers par étiquettes et métadonnées, comme la date ou le type de fichier, a permis de gagner du temps et de mettre au jour de précieux documents historiques qui étaient auparavant perdus dans les méandres de l'archivage.

L'interface utilisateur basée sur un navigateur est très conviviale et aucun logiciel supplémentaire n'a besoin d'être installé pour y accéder.

L'interface utilisateur de la version bureau est légèrement différente de celle de la version web. Je ne sais pas si cela est lié au logiciel, mais nos serveurs sont régulièrement surchargés lorsque l'équipe d'organisation accède aux images et les télécharge.

Fournir un accès aux images et aux contenus vidéo de l'ensemble de l'organisation dans un emplacement central avec un moteur de recherche.

La possibilité de créer et de gérer plusieurs catalogues et les accès utilisateurs associés s'est avérée très utile pour segmenter des contenus spécifiques au sein de l'université, permettant ainsi à une large base d'utilisateurs d'y accéder sans se soucier d'une utilisation incorrecte ou non autorisée.

NETPublish est très décevant. Bien qu'il simplifie la création de galeries web pour les parties prenantes, il lui manque les fonctionnalités dont j'ai réellement besoin, telles que : • des options de personnalisation poussées ou • la possibilité de créer son propre thème, par exemple WordPress Ce qui permettrait, par exemple, une plateforme de marque ; • d’autoriser le téléchargement de vecteurs. Actuellement, les vecteurs téléchargent l’aperçu JPG créé par Portfolio pour l’afficher sur la page. • Offrir un choix quant aux tailles/options téléchargeables : une simple option permettant de choisir une taille ou une variation autorisée au téléchargement serait idéale. Il pourrait s’agir d’un simple redimensionnement par lots du catalogue pour créer des variations, puis de choisir ce chemin cible comme destination de téléchargement, lorsqu’une version plus petite est utilisée comme vignettes de la page web. Dans l’application Portfolio elle-même : • différencier les types de fichiers, de sorte que lorsque le téléchargement des originaux est interdit, les éléments tels que les PDF ne peuvent pas être téléchargés. Actuellement, si les originaux ne sont pas autorisés, les PDF téléchargent l’aperçu JPG. • Un problème réel a été que certaines bibliothèques au sein de Portfolio nécessitent une mise à jour et présentent un risque pour la sécurité. Nous ne pouvons donc pas donner accès à l’application aux parties prenantes externes, nous ne pouvons donc leur donner accès qu’aux galeries web, ce qui n’est pas très pratique. • Le fait que l’application soit basée sur Flash est un point d’inquiétude.

Notre université utilise le système de gestion des ressources numériques (DAM) pour les raisons suivantes : • Galerie d’images pour l’ensemble de l’université : certains utilisateurs ont accès au catalogue de la galerie d’images du portfolio, tandis que d’autres ont uniquement accès à une galerie NETPublished. • Au sein du service marketing, nous stockons les ressources des campagnes à des fins de documentation et de référencement. Cela inclut : images, vidéos, textes, fichiers audio et publicités au format PDF. • L’équipe de conception graphique, rattachée au service marketing, dispose d’un catalogue pour les éléments graphiques et l’identité visuelle. • L’équipe des réseaux sociaux utilise désormais un catalogue pour les modèles PSD et les tutoriels vidéo.

Je ne passe plus des heures à chercher les ressources numériques dont j'ai besoin. Le partage et la distribution de fichiers sont également devenus beaucoup plus rapides. L'ergonomie est telle que je fais confiance à mes collègues et aux nombreux bénévoles de notre festival pour utiliser le système avec une formation minimale.

Mon expérience avec le service client n'a pas été très positive. Extensis travaille actuellement à clarifier la situation et j'espère que le problème sera bientôt résolu.

Le partage de fichiers est devenu beaucoup plus simple. De plus, nous consacrons beaucoup moins de temps à la recherche des ressources dont nous avons besoin. Nous disposons désormais d'une plateforme de galerie pour présenter nos ressources, ce qui était indispensable auparavant.

J'apprécie la facilité avec laquelle on trouve des images en un coup d'œil. Le fait que la plateforme soit identique sur Windows et sur Mac est un vrai plus. J'aime aussi l'option de mots-clés et de téléchargement de PDF, qui simplifie vraiment les choses.

Je pense que c'est assez difficile à appréhender au premier abord. Si vous n'êtes pas familier avec l'administration et la gestion des polices, son utilisation peut s'avérer un peu complexe. Il est indispensable d'avoir une certaine compréhension de la gestion des polices pour exploiter pleinement ses fonctionnalités.

Je gère mes actifs numériques. Extensis me permet d'accéder à mes actifs numériques de manière concise et organisée.

Vous pouvez utiliser autant de polices que vous le souhaitez sans que cela ralentisse votre ordinateur, car vous n'aurez pas besoin de les activer et de les désactiver pour les utiliser.

Trouver des polices de caractères peut s'avérer difficile. Une même police peut appartenir à de nombreuses catégories.

Ce programme contribue à assurer le bon fonctionnement de votre ordinateur en évitant de charger toutes vos polices simultanément.

Que nous puissions y ajouter des polices de caractères, et que les membres de l'équipe dans d'autres bureaux aient accès aux mêmes polices.

Il arrive parfois que l'ajout de nouvelles polices présente des dysfonctionnements.

Collaboration inter-bureaux

La nouvelle interface du client web a considérablement gagné en esthétique et en facilité d'utilisation.

Le client de bureau autonome des versions précédentes, avec son défilement infini et ses fonctionnalités de glisser-déposer, me manque énormément.

La collaboration est grandement améliorée dans la version actuelle ; le partage des ressources au sein d'une équipe interne a considérablement amélioré notre flux de travail global.

Téléchargement, chargement et déplacement de fichiers simplifiés, configuration des utilisateurs et des catalogues en toute simplicité. Accès unique à tout.

Actuellement, la gestion des sites de partage de fichiers multimédias me demande plus de travail. Auparavant, nous utilisions une seule URL que nos collaborateurs partageaient avec les clients. Un mot de passe unique leur suffisait pour accéder à leurs fichiers. Tous les autres fichiers restaient cachés. Désormais, nous devons créer un site individuel pour chaque agence. Ce n'est pas pratique pour mon usage. La fonction de recherche est moins performante et il arrive qu'on me signale qu'elle ne fonctionne pas… Il est donc difficile de trouver ce que l'on cherche, même avec des images correctement taguées.

Il s'agit d'un emplacement central pour tous nos fichiers multimédias à l'échelle de l'entreprise. Cet outil permet de réduire les doublons, de faciliter la gestion des dates d'expiration et de garantir à tous l'accès aux meilleurs fichiers multimédias disponibles.

Le système est entièrement intégré à Active Directory pour permettre l'authentification unique. Il offre de nombreuses fonctionnalités permettant aux entreprises de l'utiliser comme un excellent serveur de gestion d'actifs et de permettre aux clients de visualiser les produits en cours de création. Pour toute personne recherchant un système de gestion d'actifs performant, je recommande vivement Portfolio.

Le système est complexe à configurer et de nombreuses fonctionnalités peuvent vous échapper si vous tentez de l'installer vous-même. Cependant, grâce à l'assistance d'Extensis, il sera opérationnel en un rien de temps.

Le portfolio nous permet de cataloguer des milliers d'images de clients et de leur donner accès à ces images. Il permet également un accès inter-entreprises pour télécharger les images stockées et les utiliser.